Torill Svantorp er rådgiver i Puzzlepart og spesialist på brukeradopsjon. Hun kombinerer dyp teknisk innsikt i Microsoft Office 365 med en praktisk og funksjonell tilnærming der brukeren står i fokus. Hun har hjulpet mange store kunder med å ta i bruk Office 365 – over hele verden.

Mye av tiden min går med på kundemøter og workshops hvor jeg sitter sammen med kunden for å finne ut hvordan de skal ta i bruk Office 365. I Puzzlepart jobber vi med endringsledelse. Overgangen til Office 365 er en endringsreise hvor det handler mye om å synliggjøre hvorfor ansatte skal ta det i bruk, og hva de og organisasjonen kan tjene på det. Dette gjelder både når vi ruller ut Office 365, eller når vi hjelper kunder med å lage nye intranett og samhandlingsløsninger. 

Ambassadørnettverk er en nøkkel til suksess 

Vi ser at folk lærer best av kolleger. Hvis en kollega har mulighet til å sette seg ned og vise hvordan de bruker verktøyet så er det gull verdt. De er godt kjent med fagsystemer og andre interne verktøy. De vet hvordan ting skal brukes i egne prosjekter eller team. Det motiverer bedre andre ansatte. 

Derfor brenner jeg for det å bygge opp ambassadørnettverk hos kunden.  Ambassadører er ansatte som liker plattformen godt, og som ønsker å hjelpe kollegene sine med å lære de nye verktøyene. Dette er et av de viktigste virkemidlene vi har for å skape suksess. 

Jeg er veldig glad i å jobbe med sluttbrukere for å omsette tungvinne prosesser de har, til gode tekniske løsninger. Det handler om å finne det beste verktøyet for jobben, og å sette det opp på riktig måte sånn at det er enklere for ansatte å bruke det.  

Organisasjoner må sette av mer tid og ha fokus på mål 

Jeg føler at mange organisasjoner biter over for mye på kort tid. De har for store forventninger, rett og slett, og tror det er bare å trykke på en knapp så er alt gjort. For å motvirke dette kjører vi alltid en workshoprekke der vi legger strategi og definerer gevinster som de ønsker å hente ut. Vi lager også en gevinstrealiseringsplan, og hjelper dem med å sette opp målinger for å sjekke at de får tatt ut de planlagte gevinstene. 

Nettopp det å hente ut gevinster er ambassadører perfekte til. De kan vise hvordan de selv bruker verktøyene, og motivere andre til å jobbe mer effektivt. 

Vi kjørte en strategiworkshop med ledergruppen hos en veldig stor offentlig aktør som allerede hadde tatt i bruk Office 365. De hadde ingen plan og innså at de ikke klarte å skape noen særlig adopsjon rundt løsningen. Vi kjørte en øvelse der vi så på alle grunnene til at adopsjon kan feile. Når de fikk se dette «svart på hvitt» – mangel på forankring, målsetning, strategi – så forsto de at det manglet fokus på hva som skulle oppnås med utrullingen. Det var deilig! Nå er de i ferd med å lykkes. 

Det beste med jobben min, er at jeg at kan jobbe med mange ulike problemstillinger. Den ene dagen kan jeg jobbe med en milepælsplan og tenke på hvordan utrullingen skal foregå om to år. Den neste dagen kan jeg sette opp en Flow for å hjelpe dem med å automatisere en konkret arbeidsprosess. Det er variert og spennende.